Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Ilmoitamme muutoksista tällä sivulla, josta löydät aina viimeisimmän version selosteesta. Selostetta päivitetty 2.6.2023.
Rekisterinpitäjät
1. Suomen Ekonomit – Finlands Ekonomer ry
Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki
p. 020 693 200
2. Ekonomiyhdistykset
3. Kylteriyhteisöt
Suomen Ekonomit – Finlands Ekonomer ry ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenyhteisöjensä puolesta ja käsittelee siten jäsenrekisterissä olevia henkilötietoja.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / oikeusperuste
Henkilötietoja käytetään jäsensuhteen ja -palveluiden hallintaan, työmarkkina- ja yhteiskunnalliseen edunvalvontaan, jäsenviestintään, jäsenluettelon ylläpitämiseen ja jäsenmaksujen laskutukseen.
Yhdistyksellä on yhdistyslain perusteella velvoite ylläpitää luetteloa jäsenistään ja henkilötietojen luovuttaminen on siten edellytys jäsenyydelle. Lisäksi henkilötietoja tarvitaan jäsenpalveluiden ja -etujen toteuttamiseksi. Jos tarvittavia henkilötietoja ei luovuteta niin sovittua jäsenpalvelua tai -etua ei pystytä toteuttamaan.
Rekisterin käyttö perustuu yhdistyksen lakisääteiseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenluetteloa (yhdistyslaki 11 §), yhdistyksen ja sen jäsenen väliseen sopimukseen ja yhdistyksen oikeutettuun etuun kuten jäsensuhteeseen.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilöiden perustiedot saadaan jäsenen itsensä toimittamasta liittymislomakkeesta sekä sähköisten palveiden käyttämisen yhteydessä luovutetuista tiedoista. Tutkintotiedot saadaan kauppatieteellisten yliopistojen rekistereistä ja pysyvät osoitteenmuutokset Postin ylläpitopalvelun rekisteristä.
Tietosuojavastaava
Muut tietosuojaselosteet
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:
Henkilötiedot:
- Sukunimi, etunimet
- Henkilötunnus
- Yhteystiedot: osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
Muut tiedot:
- Jäsennumero
- Jäsenyystiedot, jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä, eron syy
- Jäsenmaksutiedot
- Koulutus- ja työpaikkatiedot
- Tiedot annetuista palveluista ja eduista
- Tiedot tapahtumiin ilmoittautumisesta ja osallistumisesta
- Luottamustoimet Ekonomit-yhteisössä ja niihin liittyvät tiedot
Kauppatieteellisen tutkinnon suorittaneiden tiedot:
- Sukunimi, etunimet
- Syntymäaika tai henkilötunnus
- Yhteystiedot: osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
- Tutkinto, yliopisto, valmistumisaika
Tietojen säilytysajat määräytyvät seuraavasti:
Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös jäsensuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa tai jos sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. Jäsensuhteen päättymisen jälkeen voidaan esimerkiksi säilyttää sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeen vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi voimassaolevien vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti.
Esimerkiksi:
- Henkilötietoja säilytetään jäsensuhteen ajan
- Jäsentietoa säilytetään enintään 10 vuotta jäsenyyden päättymisestä
- Henkilökohtaista jäsenpalvelua koskevia henkilötietoja säilytetään enintään 10 vuotta palvelutapahtumasta
- Tapahtumien osallistumistietoja 5 vuotta
Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.
Rekisterin suojaus
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Voimme luovuttaa yhteistyökumppaneillemme jäsenetujen ja -palvelujen tarjoamiseksi tarvittavat yhteystiedot:
- KOKO työttömyyskassa (ent. IAET työttömyyskassa)
- Lehti- ja painotalot (vain yhteistyösopimuksen perusteella tarjottavien jäsenetujen toimittamiseksi)
- Vakuutusyhtiöt ja pankit (vain yhteistyösopimuksen perusteella tarjottavien jäsenetujen toimittamiseksi)
- Ylemmät Toimihenkilöt YTN ry
- Julkisalan koulutettujen neuvottelujärjestö Juko ry
- Alihankkijat, kuten sähköisten palveluiden järjestelmätoimittajat
- Tapahtumatuottamiseen osallistuvat tahot, kuten esimerkiksi ravintoloitsijat tai puhujat
Tietoja voidaan luovuttaa ammatilliseen kehittymiseen liittyvien jäsenetujen ja palveluiden suoramarkkinointiin. Jäsenellä on oikeus kieltää henkilötietojen luovuttaminen ammatilliseen kehittymiseen liittyvään suoramarkkinointitarkoitukseen.
Tietojen siirto EU:n tai ETA alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti EU:n ja Euroopan talousalueella. Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppani on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Tällöin henkilötietojen asianmukaisesta suojatoimista huolehditaan tietosuojalainsäädännön kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Keräämme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä ja tarpeellisia käsittelytarkoituksen ja jäsensuhteen ylläpidon kannalta. Tietoja ei kerätä eikä säilytetä suurempia määriä eikä kauemmin kuin on tarpeellista kyseiseen tarkoitukseen.
Henkilötietoja sisältävä aineisto on suojattu asianmukaisin teknisin ratkaisuin ja pääsy henkilötietoihin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä suojatulla yhteydellä. Tietoihin, ohjelmiin ja järjestelmiin pääsy on rajattu vain tehtäviä hoitaville henkilöille teknisin keinoin (käyttäjätunnukset, salasanat).
Rekisteritietoja säilytetään tietokannoissa erillisten palveluntoimittajien kanssa tehtyjen sopimusten perusteella. Palveluntoimittajat säilyttävät rekisterien varmuuskopioita lukituissa ja varmennetuissa tiloissa.
Manuaalinen aineisto säilytetään mapitettuna lukitussa arkistotilassa.
Toimitilat on lukittu ja kulku toimitiloihin on valvottua.
Rekisterinkäyttäjät ovat salassapitosopimuksen alaisia ja eivät näin ollen saa luovuttaa käsittelemäänsä tietoa eteenpäin. Rekisterinkäyttäjät koulutetaan ja he sitoutuvat allekirjoituksella noudattamaan annettuja tietosuoja- ja tietoturvaperiaatteita.
Tietosuojan ja tietoturvan hallintaan ja kehittämiseen on nimetty tietoturvaryhmä, joka ylläpitää myös poikkeustilanteiden hallintaprosessia. Tietoturvan kehittäminen on organisoitu vuosikelloon johon kuuluu mm. tietojärjestelmien säännöllinen auditointi ja henkilöstön koulutus.
Oikeutesi
Tarkastusoikeus
Jäsenellä on pyynnöstä oikeus saada tietää, käsitteleekö yhdistys rekisteröityä koskevia henkilötietoja. Jos jäsenen henkilötietoja käsitellään, on hänellä oikeus tarkistaa jäsenrekisteriin tallennetut tietonsa. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna.
Tarkastuspyyntö osoitetaan tietosuojavastaavalle (ks. yhteystiedot tältä sivulta). Pyyntö esitetään omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Tiedot toimitetaan postitse jäsenrekisterissä olevaan osoitteeseen.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jäsenellä on oikeus vaatia jäsenrekisterissä olevan epätarkan, virheellisen tai vanhentuneen tiedon korjaamista, tai tietyissä tilanteissa tiedon poistamista. Korjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti.
Korjaamista koskeva pyyntö osoitetaan kirjallisesti tietosuojavastaavalle (ks. yhteystiedot tältä sivulta).
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Jäsenellä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista esimerkiksi, jos hän odottaa yhdistyksen vastausta tietojensa poistamista tai oikaisemista koskevaan pyyntöön.
Jäsenellä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloin, kun käsittelyperusteena on yhdistyksen oikeutettu etu tai, jos henkilötietoja käytetään suoramarkkinointiin.
Jos jäsen on itse toimittanut rekisterinpitäjälle henkilötietojaan, on hänellä oikeus pyytää omien henkilötietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle, jos tietojen käsittelyperusteena on sopimus ja henkilötietojen käsittely on automaattista. Siirto-oikeus ei siten koske manuaalisia arkistoituja tai muista lähteistä, kun jäseneltä itseltään kerättyjä henkilötietoja.
Jäsenellä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valitusviranomaiselle katsoessaan, että hänen tietosuoja-asetuksen perustuvia oikeuksiaan on loukattu.
Yllä mainittuihin rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt osoitetaan kirjallisesti tietosuojavastaavalle (ks. yhteystiedot tältä sivulta).